ERP im Treuhandunternehmen: Die Tools sind bereit, die Branche noch nicht

Die ERP-Welt der Treuhand hat sich schneller verändert als die Treuhänder selbst

Noch vor drei, vier Jahren teilten sich eine Handvoll Anbieter den Markt für Treuhandsoftware, und einige davon bewegten nicht mehr viel. Heute sieht das Bild völlig anders aus: Neue Anbieter ohne grosse Legacy drängen auf den Markt, KI eröffnet neue Möglichkeiten in der Verarbeitung, und Enterprise-Player wie Microsoft entdecken das KMU-Segment als letzten echten Wachstumsmarkt. Für Treuhänder wird die Wahl des richtigen Systems dadurch nicht einfacher.

ERP oder Buchhaltungssystem? Eine wichtige Unterscheidung

Am Anfang jeder Evaluation steht eine Abgrenzung, die in der Diskussion oft untergeht: Ein ERP bildet ganze Geschäftsprozesse ab, von der Bestellung über den Lagerabgang bis zur Rechnung. Für die allermeisten Mandate braucht der Treuhänder aber ein leistungsfähiges Buchhaltungssystem. Ein ERP wird erst dort relevant, wo man Kunden über die reine Finanzbuchhaltung hinaus in ihren Prozessen begleiten will. Wer diese Frage nicht vorab klärt, evaluiert am Bedarf vorbei.

Die Tools sind weiter als die Branche

Vor sieben Jahren war die Erwartung gross, dass Digitalisierung die Branche rasch verändert und die Abkehr von der Stundenverrechnung erzwingt. Passiert ist wenig. Die Softwarehersteller haben enorm vorwärtsgemacht, der Engpass liegt beim Menschen: Treuhandteams sind ausgelastet, es fehlt die Zeit für Veränderung, und ein funktionierendes Geschäftsmodell verlässt man ungern. Konsequent auf Pauschalverrechnung umgestellt haben nach Einschätzung von Implementierungspartnern weniger als 5 % der Treuhänder. Teilpauschalen, etwa in der Lohnbuchhaltung pro Mitarbeitendem, sind zwar verbreiteter, eine Umstellung über alle Segmente bleibt aber die Ausnahme.

Effizienz ohne Wachstum

Hier liegt aus meiner Sicht der Kern des Problems: Solange nach «Stunden × Stundensatz» abgerechnet wird, schlägt sich der Effizienzgewinn nicht im Ergebnis nieder. Weniger Aufwand bedeutet schlicht weniger Honorar. Der Wert der Leistung wird heute über den menschlichen Aufwand abgebildet, und genau dieser Zusammenhang bricht mit zunehmender Automatisierung weg.

Dass einzelne Treuhänder inzwischen Technologie- oder Digitalisierungszuschläge verrechnen, ist für mich ein klares Signal, dass das klassische Verrechnungsmodell langfristig nicht mehr aufgeht. Der zukunftsfähigere Weg ist Value-based Pricing: Was kostet ein Abschluss, was kostet die Führung einer Lohnbuchhaltung? Entscheidend ist dabei die Segmentierung. Bei beratungsintensiven Kunden ist ein Digitalisierungszuschlag irrelevant, bei hoch automatisierbaren Mandaten ist die Pauschale die logische Konsequenz. Am schwierigsten zu bepreisen ist das Mischsegment dazwischen.

Weder ein System noch ein wilder Mix

Kaum ein Treuhandunternehmen arbeitet mit nur einem System. Kunden geben Lösungen vor, historische Altlasten werden mitgezogen, Kostenüberlegungen spielen hinein. Das Gegenteil ist aber ebenso problematisch: Wer fünf Systeme parallel betreibt, beherrscht keines richtig und holt die Effizienz nicht heraus. Realistisch ist eine Strategie mit zwei Systemen, sauber nach Kundensegmenten getrennt.

Besonders erfolgreich sind Treuhänder, die für das automatisierte Segment eine eigene Gesellschaft gründen: mit eigenem Tool, eigenem Pricing, eigenen Prozessen und eigenem Team. Das setzt allerdings eine kritische Grösse voraus. Mit 20 bis 30 Mitarbeitenden ist das machbar, mit fünf kaum.

So gelingt eine ERP-Einführung

Die Einführung selbst verläuft meist noch gut. Die Probleme beginnen danach. Vier Faktoren sind entscheidend:

• Ein Partner, der die Treuhand versteht. Ein ERP für 200 Mandanten aufzusetzen ist etwas grundlegend anderes als für ein einzelnes Unternehmen.
• Konsequente Schulung. Ohne sie bleibt jedes System unter seinen Möglichkeiten.
• Ein bis zwei interne Treiber. Mit Rückendeckung der Geschäftsleitung und über die ganze Projektdauer, nicht nur bis zum Go-live.
• Standardisierung vor Migration. Standardkontenpläne und Vorlagemandanten definieren, statt individuelle Kontenpläne aus dem Altsystem zu übernehmen. Sonst hat man danach denselben Salat wie vorher.

Realistischer Zeitplan: rund anderthalb Jahre

Für ein Treuhandunternehmen mit 25 Mitarbeitenden sieht ein idealer Ablauf so aus: Entscheid Mitte Jahr, Schulung eines Kernteams und Aufbau der Vorlagemandanten im Herbst, Start mit fünf bis zehn ausgewählten Mandaten per 1. Januar. Im zweiten Quartal folgen die rückwirkend geführten Mandate, die komplexesten kommen erst im zweiten Herbst. Von der Evaluation bis zum vollständigen Umstieg vergehen realistischerweise anderthalb Jahre.

Die externen Kosten für ein solches Projekt, überwiegend Schulungsaufwand, liegen erfahrungsgemäss bei rund CHF 20'000 bis 40'000. Dass sich diese Investition rechnet, zeigt ein einfaches Beispiel: Bei 300 Mandanten ergeben bereits zwei Minuten Zeitersparnis pro Mandat und Monat 120 Stunden im Jahr. Wer allerdings von einer reinen Fibu-/Lohnlösung kommt und mit dem neuen System wieder nur Fibu und Lohn machen will, verzichtet besser auf die Umstellung.

‍Fazit

Die ERP-Landschaft für Treuhänder ist so dynamisch wie nie. Die technologischen Voraussetzungen für den nächsten Effizienzsprung sind vorhanden. Entscheidend ist, ob Treuhandunternehmen ihre Systemstrategie, ihre Prozesse und vor allem ihr Verrechnungsmodell mitentwickeln. Der Herbst ist dafür der ideale Zeitpunkt: Wer 2027 umstellen will, sollte jetzt evaluieren.

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