Digitalisierung ohne Buzzwords – was im Treuhandunternehmen wirklich funktioniert

Digitalisierung oder digitale Transformation – ein Unterschied, der zählt

Viele Begriffe werden in der Branchendiskussion durcheinandergebracht. Auf den Punkt gebracht: Digitalisierung bedeutet, bestehende Prozesse in eine digitale Form zu überführen – wie die Papierrechnung, die zur E-Mail wird. Digitale Transformation hingegen ist etwas Grundsätzlicheres: Sie verändert das Geschäftsmodell. Uber digitalisiert nicht das Taxigewerbe, sondern transformiert es in eine Plattform, die Angebot und Nachfrage neu verbindet.

Für Treuhandunternehmen ist diese Unterscheidung wichtig. Wer nur digitalisiert, wird effizienter – wer transformiert, schafft neue Dienstleistungen, neue Preismodelle und einen echten Wettbewerbsvorteil.

Warum viele Treuhandunternehmen das Thema unterschätzen

Das Problem liegt nicht an fehlendem Interesse, sondern an fehlendem Einstieg. Man hört von Airbnb und Uber, kommt zurück und denkt – ich bin kein Tech-Konzern, wo soll ich anfangen?

Ein weiterer Faktor: Wer kurz vor der Nachfolge steht, hat wenig Anreiz, noch in Digitalisierungsprojekte zu investieren. Das Beziehungsnetz gilt als genug. Für diese Unternehmen ist das verständlich – für die Branche insgesamt ein strukturelles Risiko.

Der erste Schritt: ein Digitalisierungscheck

Es ist empfehlenswert, klein und strukturiert zu beginnen. Der Einstieg gelingt über einen Digitalisierungscheck – eine systematische Analyse der internen Prozesse, die zeigt, wo die eigene digitale Reife steht und wo konkretes Automatisierungspotenzial liegt. Der Vorteil: Man weiss, womit man es zu tun hat, bevor man investiert.

Sobald man beginnt, effizienter zu werden, entstehen automatisch neue Ideen – neue Produkte, neue Dienstleistungen, neue Preisstrukturen. Der Digitalisierungscheck ist keine Pflichtübung, sondern der Startpunkt für strategisches Denken.

Quick Wins: Wo lohnt sich der Einstieg?

Ob Quick Wins möglich sind, hängt stark vom Kundenstamm ab. Wer Kunden hat, die Belege bereits digital liefern, hat andere Ausgangsbedingungen als jener, dessen Kunden die Quittungen noch in der Schuhschachtel bringen.

Ein klassischer Quick Win: die digitale Spesenerfassung. Wenn ein Kunde seine Belege direkt über eine App fotografiert und diese automatisch in die Buchhaltung einfliessen, entsteht ein echter Mehrwert – auf beiden Seiten. Der Treuhänder spart Zeit, der Kunde erlebt einen spürbaren Fortschritt. Das ist kein grosses IT-Projekt, sondern ein gezielter Schritt mit sofortiger Wirkung.

Bestehende Software konsequenter nutzen

Ein häufig übersehener Hebel: die eigene ERP-Lösung wird nicht vollständig genutzt. Abacus etwa bietet Funktionen wie Kreditoren-Workflow oder digitales Visumswesen, die bei der ursprünglichen Implementierung noch nicht verfügbar oder noch nicht nötig waren – und die heute ungenutzt im System schlummern.

Ein Digitalisierungscheck deckt genau diese Lücken auf. Es geht nicht darum, eine neue Software einzuführen, sondern das Vorhandene zu aktivieren. Das ist in vielen Fällen der günstigste und schnellste Weg zu mehr Effizienz.

Das Projektteam: Wer muss an Bord sein?

Bei einem klassischen Treuhandunternehmen mit 20 bis 25 Mitarbeitenden empfiehlt sich eine klare Struktur:

• Projektgötti auf C-Level: Jemand in der Führungsebene, der das Projekt intern verteidigte und sicherstellt, dass es Priorität hat – auch wenn das Tagesgeschäft drängt.
• Projektleiter aus dem Mittelmanagement: Jemand mit Affinität zur Digitalisierung, der die operative Verantwortung trägt.
• Projektmitarbeitende aus dem Team: Idealerweise jüngere, digital affine Mitarbeitende, die später auch den First-Level-Support übernehmen können.

Ergänzend: ein externer Partner, der das Projekt strukturiert begleitet und als Sparringspartner für die interne Projektleitung dient. Besonders in der Treuhandbranche, wo die Busy Season regelmässig alles andere überlagert, verhindert ein Externer, dass Projekte im Tagesgeschäft versanden.

Kosten im Griff behalten: die zwei häufigsten Fehler

IT-Projekte laufen selten wegen der Technologie aus dem Ruder – sondern wegen zwei anderer Faktoren:

Zu lange Projektlaufzeiten. Je länger ein Projekt dauert, desto mehr Wünsche entstehen unterwegs. Neue Technologien, neue Anforderungen, neue Ideen – jeder Wunsch kostet. Die Lösung: das MVP-Prinzip. Man implementiert das Minimum, das man wirklich braucht, und ergänzt später.

Fehlende Mitnahme der Mitarbeitenden. Studien zeigen: Die meisten IT-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern am Change Management. Wer Mitarbeitende nicht frühzeitig einbindet, schult und abholt, zahlt am Ende doppelt – für Anpassungen, Nachschulungen und verlorene Akzeptanz.

Die Zukunft: Beratung statt Verbuchen

Wo geht die Reise hin? Repetitive Aufgaben werden zunehmend automatisiert. Das klassische Verbuchen, die regelbasierte Arbeit – das übernimmt die Maschine. Was bleibt und an Wert gewinnt, ist die Begleitung: Unternehmenstransaktionen, regulatorische Fragen, strategische Entscheide. Alles, was Urteilsvermögen, Erfahrung und Vertrauen braucht.

Das hat Konsequenzen für die Rekrutierung: Wer heute ausbildet und einstellt, sollte auf Profile setzen, die Technik und Beratungskompetenz verbinden.

Datenschutz und Cloud: Pragmatismus statt Panik

Rund um Cloud-Lösungen und KI-Tools ist Datenschutz ein zentrales Thema. Die Kosten und die Verfügbarkeit moderner Cloud-Infrastrukturen haben dazu geführt, dass selbst hochsensible Branchen – Anwälte, Ärzte, Treuhänder – ihre Daten in zertifizierten Cloud-Rechenzentren betreiben. Entscheidend ist nicht ob Cloud, sondern welche Cloud, mit welcher Verschlüsselung und welcher Datenhoheit.

Mit KI-Tools wie LLMs ist die Lage ähnlich: Wer Daten eingibt, muss sich bewusst sein, wo diese landen. Lokale KI-Infrastrukturen werden kommen – die Frage ist, wie schnell.

Fazit

Digitalisierung ist kein Sprint, sondern ein strukturierter Weg. Wer mit einem Digitalisierungscheck beginnt, Quick Wins früh realisiert, das Projektteam richtig zusammenstellt und das Change Management ernst nimmt, kommt weiter als jeder, der auf das grosse Transformationsprojekt wartet. Der erste Schritt ist der wichtigste – und er muss nicht spektakulär sein.

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